Antes de empezar, dejadme decir que no voy a hablar de metodologías, frameworks o ceremonias, porque lo que os voy a contar aplica a cualquier método y son fundamentos básicos que a veces se subestiman.
📋 Una tarea no es solo un elemento de un checklist
¡Cuántas veces nos han pasado una tarea sin descripción, sin objetivos, y con suerte el título estaba bien definido! O peor aún, la tarea ya ha empezado y te la pasan porque tu compañero/a se fue de vacaciones, ¡y no hay ni un mísero commit en la botella para saber por dónde seguir !
Una de las primeras cosas que le digo a un nuevo grumete en mi tripulación (sea un grumete novato o un viejo lobo de mar) es que una herramienta para gestionar tareas (como Jira, Asana, Monday…) no es solo un embudo de cosas que hacer. Es una brújula que nos debe permitir entender a nosotros y a cualquier stakeholder:
- Qué queremos conseguir: Nos da una estrella norte, un propósito, como un catalejo enfocado en el horizonte.
- Por qué queremos conseguirlo: Define el tesoro y a quién se lo estamos entregando, permitiendo que seamos proactivos en la búsqueda de las mejores rutas para conseguirlo.
- Criterio de aceptación: No queremos tareas infinitas que engullen mas subtareas como calamares gigantes; definamos bien qué está en el mapa del tesoro y, lo más importante, qué NO lo está.
- En qué estado se encuentra: Como un registro en el diario de bitácora, indicando en qué punto del viaje estamos.
Mi métrica es The Grandma Test. Si mi abuela lo entiende y sabe dónde estamos y lo que queremos conseguir, ¡vamos bien, grumete!
Y me dirás (porque ya lo he oído varias veces), "¡Joe, pero tardas más en definir eso que en hacer la tarea! En el en alta mar no hay tiempo." o “A un Senior no hay que explicarle tanto” Vale, sí, hasta que dejas la tarea a medias y te vas de vacaciones, perdiendo más tiempo en averiguar dónde estabas que en escribir lo necesario o peor aun, bloqueando el progreso. Dedica al menos 5 minutos; esto empodera a tu tripulación y es una fuente brutal de conocimiento compartido y documentado. Cuanto más lo hagas, menos te costará. A la larga, te alegrarás.
💬 Canales de comunicación
A ver… ¿dónde estaba la información? ¿En el correo de una conversación infinita con 15 personas en copia? No, espera, era en el chat… mmm, no, maldición, fue en una conversación en la taberna del puerto.
Esto pasa constantemente. No quiere decir que no debamos hablar de trabajo en la taberna, pero tener la información dispersa genera ruido y hace perder mucho tiempo, especialmente cuando no todos los stakeholders tienen la misma información o tienen información parcial.
Además, hay que saber utilizar cada canal en cada momento. Este tema da para otro post, pero en resumen, como los uso yo:
- Tarea: Para todo lo relacionado con el progreso o datos relevantes. NO es un chat. Haz que tu abuela o tu hijo de 3 años entiendan qué queremos hacer, para qué y en qué estado está. Punto.
- Chat: Para cosas asincronas, rapidas y efímeras. Esa información se perderá en el timeline. Asegúrate de añadir la información relevante a la tarea o a la bitácora del proyecto.
- Email: Úsalo para cosas sin prisa o que quieres asegurar que se lean y respondan. El email no es un chat y es un gran consumidor de tiempo. Evita añadir a personas que no son esenciales.
- Cara a cara: Para conversaciones difíciles donde es importante usar todos los elementos de comunicación verbal y no verbal, y/o cuando es algo urgente. Este método es el más intrusivo; si puedes programarlo con tu interlocutor/a, mejor. Y cuidado con las reuniones con 15 piratas al mismo tiempo. ¿Conoces la regla de las 2 pizzas?
🤔 “Creo que sí/no” “Se supone que…”
Si me levanto el parche del ojo, verás un leve tic cuando escucho esa frase. Yo siempre digo, “suponer es no saber”.
No dejes a la interpretación de cada uno lo que se supone que debe ser o no. El sentido común ayuda a veces, pero no siempre, a veces es el menos común de los sentidos. Asegurémonos de que todos entendemos lo mismo y, si no estamos seguros, averigüémoslo con un esfuerzo mínimo porque es matemático: cuando crees que sí, es que no.
🧠 Conocimiento en la cabeza de la gente
Esto, grumetes, son los cantos de sirena. Todo es bonito y rápido hasta que esa gente deja la tripulación y ahora estás perdido en alta mar. Es importante, aunque sea un rollo, documentar lo máximo posible durante el proceso y aplicar este check en la lista de los gateways de evaluación de calidad.
Además, es crucial compartir este conocimiento y fomentar foros y situaciones donde pueda transmitirse en un entorno seguro. No vale de nada asignar siempre la tarea a los mismos porque “son los que saben hacerlo”. Hay muchas maneras: Workshops, Shadowing, Pair Programming, Trainings, Dummy Exercises… No esperes a que sea demasiado tarde… te arrepentirás.
🐱👤 Las cámaras off en remoto
Soy un férreo defensor de que si trabajas en remoto, las cámaras ON. La mayoría de la comunicación no se realiza a través del audio; hay muchos elementos no verbales que nos hacen perder muchos matices. “Parece que le ha sentado mal el grog”, “Creo que no me estoy explicando”, “Bajo esa barba roja he visto una leve sonrisa”… Este tipo de empatía es infinitamente más fácil de conseguir si ves a la otra persona. Y no lo digo yo, lo dicen muchos estudios que puedes encontrar googleando un poco.
¿Te pondrías un pasamontañas a bordo del barco? Si la respuesta es no, y si no hay una razón de peso o una situación donde verte la cara no aporte valor a la conversación, por favor, ¡cámaras ON!
💎 Conclusión
Recuerda, grumete, que trabajamos en equipo y que podemos utilizar cada herramienta a nuestra disposición para pasar de ser buenos profesionales a ser profesionales extraordinarios. La buena comunicación es la clave para navegar en aguas tranquilas y sortear las tormentas sin problemas.
Ahora, ¿qué dices tú? Seguro que tienes tus propios trucos y consejos para mantener la comunicación en la tripulación. ¡Comparte tus pensamientos en los comentarios y hagamos de esta tripulación la mejor que haya navegado los siete mares! ¿Qué tópico crees que es importante tener en cuenta? ¡Estoy ansioso por leer tus respuestas!